我们的客户是一家仅限商业的物业修复公司，为亚利桑那州凤凰城和图森市场的物业经理、建筑工程师、总承包商和设施经理提供服务。他们处理水灾修复、霉菌清除、石棉清除、生物危害清理以及火灾和烟尘损害修复，提供全天候365天的紧急响应，并在两小时内到达现场。他们的工作主要集中在有人居住的建筑物中，这意味着每项工作都必须快速进行，同时不影响仍在建筑物内运营的租户和企业。
他们正在招聘一名建筑项目经理来统筹运营情况。这个人将跟踪每项活跃的工作，保持数据的清洁度，使任何人都能信任它，并推动电话沟通以保持工作顺利进行。这是一个快速、高容量、细节繁重的工作岗位，也是团队其他成员依赖的岗位，以了解实际情况。
你将向业务的运营部门汇报，并与内部团队和现场工作人员一起工作。该职位完全远程工作。
主要职责
- 工作协调与跟踪
- 同时管理和跟踪公司工作管理系统中的多个活跃修复和建筑工作（将提供特定平台的培训）
- 始终保持所有工作数据在管理系统和Excel中的最新、准确和有条理——这些记录是运营的支柱，必须精确维护
- 监控工作进度，识别哪些工作落后于计划，并在不被要求的情况下采取行动保持工作顺利进行
- 与内部团队和现场工作人员协调，以确保工作里程碑的实现，并立即沟通和解决任何延误
- Excel与电子表格管理
- 在Microsoft Excel中构建、维护和管理详细的工作级电子表格——这是一个繁重的Excel角色
- 在数据发送前自行审核其准确性，因为错误会减慢每个人的速度，而返工会浪费团队没有的时间
- 客户沟通——电话电子邮件
- 向客户、现场人员和保险联系人拨打大量外拨电话，以提供工作更新、收集信息、确认日程安排并解决未解决问题
- 专业且紧急地处理客户来电，因为这些客户正在处理物业紧急情况，需要快速、清晰的答案
- 对任何未解决的问题进行不懈的跟进——如果客户没有回应，你会再次打电话
- 通过电子邮件进行书面沟通，速度、清晰度和专业性都要像你在电话中一样
- 强大的英语口头和书面表达能力是不可协商的，因为你在许多电话中代表公司
- Microsoft Office套件
- 自信且高效地使用完整的Microsoft Office套件——Word、Excel、Outlook和Teams是日常工具
- 制作干净、准确且专业的文档、报告和通信
- 多任务处理与优先级排序
- 管理大量同时进行的工作、电话、电子邮件和数据任务，同时保持准确性和速度
- 积极地确定优先级——你知道什么是紧急的，什么可以等待，并且你相应地采取行动
- 一旦出现问题就立即标记，以便团队在问题变成大问题之前做出响应
要求
- 在建筑、修复或密切相关领域有3年或以上的项目协调经验。这是一个硬性要求。
- 高级Microsoft Excel能力。你自信且准确地构建和维护复杂的、多表格的电子表格，包括查找公式和条件格式。
- 全面的Microsoft Office套件能力。Word、Outlook和Teams是日常工作流程的一部分。
- 使用工作管理或项目跟踪软件的经验。将提供有关本公司特定平台的培训，但你必须能够快速上手新系统。
- 优秀的英语沟通能力，口头和书面表达俱佳。你将定期与美国商业客户通电话，你需要高水平地代表公司。
- 速度和准确性兼备。两者缺一不可。
- 在快节奏、期限驱动的环境中同时管理多个项目的证明能力。
- 自我驱动的精神。你知道需要做什么，并且你会去做，而不是等待被指示。
优先资格
- 以下任何一项都不是必需的。每一项都会缩短你的适应期。
- 在物业修复方面的直接经验——水灾减轻、霉菌清除、火灾和烟尘、石棉清除或生物危害
- 实际使用过修复或建筑工作管理平台，如Albi、DASH、PSA、Restoration Manager、Xactimate、JobNimbus、Procore或Buildertrend
- 在有人居住的商业建筑内协调工作的经验，其中租户访问窗口和非工作时间调度是工作的一部分
- 作为索赔或工作状态工作流程的一部分，与保险理算员或承保人交谈的经验
- 在美国工作时间范围内工作的记录
工具与软件
- 工作管理系统——一个特定的修复工作平台是主要的记录系统。将提供培训。
- Microsoft Excel（高级）——第二个记录系统，每天用于工作级跟踪。
- Microsoft Outlook、Word和Teams——日常沟通、文档和协作。
- Hubstaff——时间跟踪。
什么让你非常适合
- 你在轮班开始时首先打开工作板，已经知道今天需要关注什么，而不需要别人告诉你。
- 你的Excel文件干净、最新且正确——每次都是，而不是大多数时候。
- 客户在与你交谈时感到被照顾。你在电话中清晰、快速且自信。
- 你提前三步工作。你已经在处理即将到来的事情，在它到来之前。
- 你宁愿今天打一个尴尬的跟进电话，也不愿意明天解释延误。
- 压力使你更加专注，而不是减慢你的速度。
如果出现以下情况，这个职位不适合你
- 你回复电子邮件或消息的速度很慢