我们的客户是一家位于美国的顶级移民和联邦事务律师事务所。他们为个人、家庭和企业提供法律服务，涵盖签证、绿卡、公民申请和离婚诉讼等事务。我们的客户致力于帮助家庭和企业应对美国移民法的复杂性。
这是一个加入一家拥有二十多年美国移民法律经验的老牌律师事务所的绝佳机会。该组织以其成功引导客户通过复杂法律程序的高成功率而闻名。您将成为一个多元文化团队的一员，该团队重视尊重、合作和同理心。
**执行助理**将为首席运营官（COO）提供高级别的行政和运营支持，担任保护COO时间并保持优先事项井井有条的可靠合作伙伴。该职位将负责管理COO的日程安排、电子邮件收件箱、会议、旅行、通讯以及跨越多个时区的日常行政事务。执行助理将跟踪优先事项、行动项目、截止日期和委派任务，确保承诺得到履行，并在必要时升级问题。该职位还将与律师、员工、候选人、供应商和外部合作伙伴协调，同时支持研究、项目、流程改进、文档编制和执行报告。
职责与责任：
执行日历与收件箱管理- 负责维护COO的日历，包括内部会议、外部约会、面试、供应商电话和业务承诺。
- 主动识别日程冲突，保护适当的专注和准备时间。
- 协调跨多个时区的会议。
- 监控和组织COO的电子邮件收件箱。
- 标记需要高管关注的紧急事项和通讯。
- 在授权时起草常规信件和回复。
- 跟踪需要跟进的消息和请求，以确保重要事项不被忽视。
- 维护COO的优先事项、承诺、截止日期和委派任务的集中列表。
- 准备简洁的每日或每周优先事项摘要。
- 跟踪会议期间分配的行动项目，并跟进负责的团队成员。
- 识别停滞的项目或逾期的交付成果，并适当升级。
- 帮助确保决策和承诺转化为完成的行动，而不是悬而未决的项目。
- 安排和协调领导层、员工、供应商、候选人和外部会议。
- 准备议程并收集相关文件或背景信息。
- 在要求时参加会议并做清晰、有组织的笔记。
- 记录决策、任务分配和截止日期。
- 分发后续项目并监控完成情况。
- 与律师、员工、候选人、供应商、顾问、转介合作伙伴和其他外部联系人进行专业沟通。
- 代表COO从团队成员那里获取最新信息。
- 协调招聘面试和候选人安排。
- 支持员工入职后勤和内部会议。
- 协调供应商提案、后续行动和会议。
- 在适当保护COO免受不必要干扰的同时，担任专业的联络点。
- 研究供应商、软件、服务、候选人、商业伙伴和运营问题。
- 将调查结果总结成简洁、决策就绪的信息。
- 协助运营项目和流程改进计划。
- 根据需要维护项目跟踪器、报告和高管仪表板。
- 帮助组织标准操作程序、政策和内部文档。
- 起草和格式化专业信件、报告、演示文稿、议程和内部文件。
- 维护有组织的电子文件和保密的高管记录。
- 在授权时协调电子签名和文件流通。
- 确保重要信息能够快速准确地找到。
- 对有关公司、员工、财务和客户相关的信息保持严格的保密性。
- 在需要时协调商务旅行、住宿、交通、行程和会议后勤。
- 管理提醒、约会和高管定期义务。
- 在直接支持COO专注于公司责任的能力时，提供有限度的个人行政协助。