职位描述
行政专员将提供日常行政支持，包括物业管理活动的收件箱和信件管理、系统更新、工单、报价请求、会议准备和记录管理。该职位要求具备较强的组织能力、注重细节，并能够与内部和外部利益相关者进行自信的沟通。
职责
- 管理通用信息收件箱，确保查询得到及时审阅、处理或转交给适当的人员。
- 使用公司批准的模板和程序起草信件、信函和常规文件。
- 更新和维护内部系统中的信息，确保记录保持准确和最新。
- 跟进工单、维护请求和报价请求，根据需要与相关供应商和利益相关者协调。
- 为与物业管理相关的各种职能提供行政支持。
- 收集和处理所需的信息和报告，确保信函和记录得到准确维护和归档。
- 遵循既定的公司程序、文件模板和行政流程。
- 协调维护和修理工作，包括获取报价并在需要时协助招标服务。
- 为年度股东大会和委员会会议准备文件。
- 根据需要参加年度股东大会和委员会会议，并准备准确的会议记录。
- 协助处理整个投资组合中的基本服务和职业健康与安全行政管理和合规要求。
- 维护电子数据库和文件系统，包括信函、报价和支持记录。
- 根据需要为董事总经理提供行政支持。
要求
- 较强的组织能力和注重细节。
- 优秀的书面和口头沟通能力。
- 能够独立工作并作为团队的一部分。
- 熟练使用Microsoft Office和其他相关软件。
- 了解行政程序和记录管理。
- 有类似行政职位的工作经验者优先。
优先考虑
- 有物业管理或相关领域的经验。
- 熟悉职业健康与安全法规。
- 有招标和采购流程的经验。
福利
- 弹性工作时间。
- 在家舒适工作。
- 有竞争力的薪资和福利待遇。
- 专业发展机会。
- 支持和协作的工作环境。