远程行政助理
Remote Raven为全球企业招聘高素质的远程专业人才。我们的客户是一家历史悠久的美国社区协会管理公司，总部位于亚利桑那州，管理着大型的整体规划业主社区。他们正在寻找一位可靠且有条理的行政助理，以支持他们的管理团队并作为业主的首个联系点。
这个职位处于运营、客户服务和行政协调的交汇点，因此适合那些同样擅长数据录入和处理大量居民咨询的人。您将直接支持管理人员——包括管理人员出差时——并在确保日常运营顺利进行方面发挥关键作用。公司将提供全面的系统和流程培训。
团队按照亚利桑那时间（全年使用美国山地标准时间，不随日光节约时间变化）工作，因此对于菲律宾来说，这是一个稳定的夜间工作时间表，不会每年变化两次。
主要职责
- 行政和运营支持
- 在Caliber物业管理系统中输入和维护数据，确保记录准确且最新
- 更新和维护管理报告，跟踪投资组合中所有活跃项目和未解决问题状态
- 跟踪所有进行中的项目，标记需要跟进或升级的项目
- 将文件上传到管理门户网站并维护有序的数字记录
- 在系统中更新业主和联系人信息，包括电子邮件地址和通信偏好
- 在管理人员出差期间支持他们完成行政任务，确保运营连续性
- 业主客户服务
- 处理大量来电，特别是在季度计费周期期间，以专业和准确的方式回应付款和账户咨询
- 解答业主常见问题，包括付款确认、账户状态、便利设施访问信息（如会所门禁码和钥匙访问）以及一般社区咨询
- 回复电子邮件咨询，并在需要时将问题转交给相应的管理人员
- 始终向业主提供准确、有帮助和有耐心的沟通，无论咨询量如何
要求
- 强大的行政和组织能力，注重细节
- 出色的电话礼仪和口头沟通技巧——能够专业和从容地处理大量电话
- 清晰专业的书面沟通能力，用于电子邮件通信
- 熟练使用标准计算机应用程序，并乐于学习新的物业管理系统（将提供Caliber培训）
- 能够同时管理多项任务并有效确定优先级
- 可靠、守时、自律，能够独立工作
优先资格
- 在物业管理、业主协会管理或类似面向客户的行政职位上有相关经验
- 熟悉Caliber或类似的物业管理软件
- 具备基本的会计支持任务经验，如账户对账或账单跟进
工具和软件
- Caliber（业主协会和物业管理系统）——提供全面培训
- Microsoft Excel：VLOOKUP / XLOOKUP 和数据透视表
- 处理大量业主咨询的电子邮件和商务电话线
- 管理和文件门户网站
- Microsoft Teams 用于与团队的日常沟通
- Hubstaff 时间跟踪（每个Remote Raven职位标准配置）
您为何是理想人选
- 您真心喜欢帮助他人，并引以为豪地保持事物井井有条。
- 您理解业主打电话是因为对他们来说重要的事情——无论是他们的付款是否到账，如何访问社区设施，还是与谁讨论问题——而您通常是他们的第一个声音。
- 您知道温暖、耐心和准确性与效率同样重要。
- 您对重复性任务感到舒适，并理解一致性是一种可靠性。
- 您会跟进，记录您的工作，并让团队了解情况，因此即使您支持的经理不在办公室，也不会遗漏任何事情。
福利
我们提供
- 每小时高达6美元
- 100%远程工作
- 全职职位
我们招聘长期员工，因此稳定的业绩记录和成长总是让您在我们名单上排名上升。
申请方式：
确保您的LinkedIn个人资料和简历是最新的和全面的（提交一份全面的英文简历，PDF格式），并在此链接完成评估：https://assessment.aptiveindex.com/s/aj0E351zZz7J